Juridisch
Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk?
Boutr IT, gevestigd in Ede, NL, KvK 42114724 (btw NL005506070B27), is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en onze diensten worden verwerkt. Vragen over privacy of je gegevens stel je via [email protected].
Hosten of beheren wij in opdracht van een klant een website of portaal, dan is die klant verantwoordelijke en zijn wij verwerker; daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Contact- en offerteaanvraag: naam, e-mailadres en bericht; optioneel telefoonnummer, bedrijfsnaam, soort project en budgetindicatie. Om je vraag te beantwoorden en een offerte te maken.
Gratis website-scan: het webadres dat je invult. We halen die pagina op en analyseren hem; de uitslag bewaren we alleen als je het betaalde rapport bestelt.
Betaald scanrapport (€ 5): naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer en factuurgegevens (adres, land, KvK- en btw-nummer). Om het rapport en de factuur te leveren.
Klanten en facturatie: contact- en factuurgegevens, offertes, facturen en betalingen. Om onze diensten te leveren en te factureren.
Klantportaal en support: inloggegevens (e-mailadres, versleuteld wachtwoord, eventueel tweestapsverificatie), supporttickets met bijlagen, documenten en facturen die we voor je klaarzetten.
Sollicitaties: zie het aparte punt hieronder.
Beveiliging en statistiek: een gehashte (niet herleidbare) versie van je IP-adres om misbruik van formulieren te voorkomen, en anonieme bezoekersstatistiek (zie Cookies).
WhatsApp: klik je op de WhatsApp-knop, dan opent WhatsApp op je eigen toestel; wat je daar deelt, valt onder de voorwaarden van Meta. Wij bewaren het gesprek alleen in onze eigen WhatsApp-omgeving.
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking. Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16.
3. Op welke grondslag?
Uitvoering van een overeenkomst (opdrachten, abonnementen, portaal, facturatie), wettelijke verplichting (de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor facturen), toestemming (optionele analytische cookies, geo-informatie, sollicitaties langer bewaren) en gerechtvaardigd belang (aanvragen beantwoorden, misbruik en spam tegengaan, onze website en systemen beveiligen, anonieme statistiek).
4. Hoe lang bewaren we gegevens?
Contact- en offerteaanvragen: maximaal 24 maanden; aanvragen die niet tot een samenwerking leiden, worden daarna automatisch verwijderd.
Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Scanrapporten: niet-betaalde bestellingen maximaal 6 maanden; betaalde rapporten vallen onder de administratie.
Klantportaal: zolang je klant bent, en tot 12 maanden daarna om vragen over afgeronde opdrachten te kunnen beantwoorden.
Sollicitaties: maximaal 6 maanden na afronding van de procedure.
Bezoekersstatistiek: maximaal 12 maanden.
Back-ups: dagelijks, 30 dagen bewaard; verwijderde gegevens verdwijnen daarmee uiterlijk na 30 dagen ook uit de back-ups.
Je kunt altijd om eerdere verwijdering vragen, behalve waar de wet ons verplicht gegevens te bewaren.
5. Sollicitaties
Solliciteer je via onze vacaturepagina, dan verwerken we wat je invult (naam, e-mailadres en optioneel telefoonnummer, LinkedIn en motivatie) en de bestanden die je meestuurt (cv en eventueel een motivatiebrief). We gebruiken die alleen om je sollicitatie te beoordelen en contact met je op te nemen. Bestanden staan afgeschermd opgeslagen en zijn alleen voor ons team toegankelijk. We verwijderen alles automatisch 6 maanden na afronding, tenzij je toestemming geeft om je gegevens langer te bewaren voor toekomstige kansen.
6. Met wie delen we gegevens?
Alleen met dienstverleners die we nodig hebben, en alleen wat nodig is:
• TransIP (Nederland): onze servers en zakelijke e-mail. Al onze systemen en back-ups staan in de EU.
• Mollie (Nederland): afhandeling van online betalingen en incasso.
• Cloudflare Turnstile: spamcontrole op formulieren; hierbij worden technische gegevens zoals je IP-adres verwerkt.
• ipwho.is: bepaalt grof (land en stad) waar bezoek vandaan komt, alleen met jouw toestemming via de cookiebanner.
• Google: automatische vertaling van websiteteksten naar Engels en Frans, en alleen met jouw toestemming Google Analytics.
• Anthropic (Claude): AI-hulp bij het opstellen van conceptoffertes en conceptantwoorden op supportvragen; de inhoud van je aanvraag of ticket kan daarbij worden verwerkt. Anthropic gebruikt deze zakelijke gegevens niet om modellen te trainen. Een medewerker beoordeelt elk concept voordat je antwoord krijgt.
• Telegram: interne meldingen aan ons team over nieuwe aanvragen en sollicitaties (naam, e-mailadres, onderwerp en eventueel telefoonnummer).
Met partijen buiten de EU sluiten we de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. We verkopen je gegevens nooit en delen ze verder alleen als de wet ons daartoe verplicht.
7. Cookies en statistiek
Standaard gebruiken we alleen noodzakelijke cookies: een beveiligde sessie voor het beheer- en klantportaal (boutr_session en, bij tweestapsverificatie, boutr_2fa), je taalkeuze (boutr_lang) en je cookievoorkeur (boutr_consent). Deze cookies volgen je niet.
Bezoekersstatistiek meten we op onze eigen server zonder cookies en zonder je IP-adres te bewaren: welke pagina's worden bezocht en vanaf welk type apparaat. We herkennen of volgen je niet over websites heen.
Alleen met jouw toestemming via de cookiebanner gebruiken we aanvullend Google Analytics en de geo-informatie van ipwho.is. Weigeren is net zo makkelijk als accepteren, en je keuze pas je altijd aan via de link Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.
Lettertypen en andere onderdelen van de site laden we van onze eigen server, niet van Google of andere partijen.
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
De website en portalen werken uitsluitend via een versleutelde verbinding (HTTPS). Wachtwoorden slaan we versleuteld op; beheerders gebruiken tweestapsverificatie. Toegang tot gegevens is beperkt tot medewerkers die ze voor hun werk nodig hebben. Servers krijgen in een vast onderhoudsvenster beveiligingsupdates en we maken dagelijks back-ups. Bij een datalek dat risico voor jou oplevert, informeren we jou en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur.
9. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdracht van je gegevens, en je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Mail naar [email protected]; we reageren binnen één werkdag en handelen je verzoek binnen een maand af. Om zeker te weten dat we met de juiste persoon spreken, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie met datum staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten met een account per e-mail.